System "Dispatch Office" to grupa programów przeznaczonych do wspomagania pracy dyspozytora oraz przyjmowania, przetwarzania i wysyłania informacji. Oprogramowanie, w szczególności, zaspokaja potrzeby firm kurierskich, taksówkowych, dystrybucyjnych, logistycznych lub spedycyjnych. Doskonale sprawdza się również w firmach, które obsługują lub chcą obsługiwać zlecenia przyjmowane przez internet. Dzięki poszczególnym programom Dział Obsługi Klienta będzie mógł między innymi:

• przyjmować zgłoszenie i jednocześnie wprowadzać dane do komputera
• wprowadzać dane o zgłoszeniach na dowolnym komputerze w Waszym biurze (praca w sieci)
• korzystać ze wspólnej bazy danych klientów
• szybko wyszukiwać dane o kliencie według dowolnych kryteriów np: numeru telefonu lub nazwiska
• wprowadzać stałe zlecenia

Państwa Dyspozytor dzięki nowemu programowi będzie mógł np:

• przeglądać i wysyłać zgłoszenia
• odbierać zgłoszenia przyjęte przez internet
• wysyłać zgłoszenia na dowolne urządzenia np: telefony komórkowe (jako SMS) lub pagery
• przekazywać zgłoszenia przez radio
• drukować podstawowe raporty dzienne dające możliwość kontroli jakości pracy

Ponadto Dyspozytor będzie zawsze wiedział:

• czy przesłane zlecenie dotarło do kierowcy
• czy kierowca już zrealizował zlecenie
• w jakim rejonie aktualnie znajduje się każdy z kierowców
• czy kierowca oczekuje na zgłoszenie czy też jest w trakcie jego realizacji
• zawsze kiedy na komputerowej liście zleceń pojawi się nowe zlecenie to komputer dyspozytora powiadomi o tym migającym ekranem i dźwiękiem gongu.

 MODUŁ REPORTER

Jeśli zależy Ci na zwiększeniu obrotów Twojej firmy, jeśli zależy Ci na prowadzeniu statystyki Twojego serwisu to musisz przetestować program Reporter.
Ten program daje Ci swobodę w kreowaniu raportów. Jest przeznaczony do pracy wyłącznie w systemie Dispatch Office. Oznacza to, że przy jego pomocy możesz tworzyć raporty na podstawie danych o przyjętych zgłoszeniach.
Dla wygody użytkownika ekran główny programu do złudzenia przypomina ekran arkusza kalkulacyjnego. Taka konstrukcja programu jest wymuszona przyzwyczajeniami użytkowników i jednocześnie pozwala na intuicyjną obsługę. Przy takim rozwiązaniu uzupełnianie danych staje się banalnie proste.
Całą siłą tego programu jest moduł wykresów. Pozwala on z jednej strony na drukowanie gotowych wykresów lub tabelarycznych danych na drukarce, z drugiej zaś strony oferuje szeroki wybór wykresów ekranowych. W ten sposób tworzone raporty mogą dotyczyć dowolnego przedziału dat. Niezwykle proste jest tu również przenoszenie przygotowanych raportów do innych programów. Można to robić techniką "kopiuj / wklej".

Ten program pozwoli Ci monitorować te miejsca, które mają wpływ na jakość Twojego serwisu. Najważniejsze raporty powiedzą Ci:

• w jakich godzinach masz największe zagęszczenie zleceń
• jakie rejony są najbardziej obciążone
• którzy z pracowników otrzymują najwięcej zleceń
• jak obciążeni są Twoi pracownicy

Jeśli spektrum oferowanych raportów będzie niewystarczające to Reporter oferuje Ci eksport danych do innych programów takich jak arkusze kalkulacyjne, bazy danych lub edytory tekstu.

MODUŁ PICK UP FORM 

Pick up form to program do przyjmowania zgłoszeń. Pracuje w środowisku Windows i wchodzi w skład systemu Dispatch Office. Ten program pozwoli Ci wprowadzić wszystkie potrzebne dane do realizacji zlecenia. Jeżeli w Twojej firmie jest sieć komputerowa to dzięki Pick up form możesz wprowadzać zlecenia na dowolnym komputerze. Wszystkie będą widoczne na wspólnej liście. Dzięki takiemu rozwiązaniu, czyli jednej wspólnej liście zgłoszeń dla wszystkich, dyspozytor może łatwo rozdzielać i rozsyłać informacje. Ten program daje Ci możliwość wprowadzenia takich danych jak np.: nazwa firmy, osoba do której należy się zgłosić, dokładny adres. Pozwala na wpisywanie dowolnych komentarzy ułatwiających realizację zlecenia. Jeśli dane zlecenia powtarzają się częściej to program oferuje Ci możliwość wprowadzenia "na stałe". Takie zlecenie charakteryzuje się tym, że pojawia się na liście zgłoszeń tylko w określone dni i określone godziny. Oczywiście jeśli "stałe" zlecenie straci swój charakter to możesz je usunąć z listy. Ponadto zawsze możesz podejrzeć listę zgłoszeń.

Silną stroną programu Pick up form jest podręczna baza danych klientów. Pozwala ona na bezpośrednie zapamiętanie aktualnie wprowadzanych danych. Dzięki temu nie musisz wiele razy wprowadzać tych samych nazw firm, nazwisk czy ulic. Również komfortowo działa w drugą stronę. Jeśli potrzebujesz szybko znaleźć dane klienta to podręczna baza pozwoli Ci nie tylko je odnaleźć ale również przepisze je w odpowiednie pola edytowanego formularza przyjęcia zgłoszenia. Dużą wygodą jest również możliwość poszukiwania danych klienta. Takich danych możesz poszukiwać korzystając z tzw. kluczy. Wystarczy, że wpiszesz fragment numeru telefonu lub fragment nazwiska klienta a baza danych odpowie wyświetleniem wszystkich rekordów, które spełniają podane kryterium. Jeśli w swojej firmie chcesz przyjmować zgłoszenia więcej niż na jednym komputerze to nie musisz na każdym z nich instalować całego pakietu Dispatch Office. Wystarczy, że tylko na jednym komputerze będzie cały system a na pozostałych tylko program Pick up form.